Cu REGES-Online nu merită să amâni nimic după ce ai semnat primul contract de muncă, fiindcă datele trebuie transmise cel târziu în ziua dinaintea începerii activității. Semnătura de pe contract nu înregistrează salariatul în registru, iar amenda se calculează pentru fiecare persoană netransmisă. Pentru un antreprenor la primul angajat, e firesc să nu fie clar de unde începi.
Ca să transmiți primul contract, ai nevoie de acces în aplicație, de datele corecte din contract și de un calendar al termenelor. Toate se pot pregăti într-o după-amiază. Exemplele de aici folosesc cifre rotunde, iar pentru cazurile speciale rămâne contabilul sau avocatul.
Ce este REGES-Online și ce a înlocuit
REGES-Online este registrul electronic al salariaților, ținut în aplicația Inspecției Muncii, unde angajatorul introduce datele fiecărui contract individual de muncă și toate modificările lui. Se bazează pe HG 295/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025, care a abrogat HG 905/2017. Din 1 ianuarie 2026, Revisal a fost dezactivat, iar angajările, modificările și încetările se fac doar în REGES-Online.
Diferența față de Revisal se vede în ritm. Înainte se trimitea un fișier la intervale fixe. Acum angajatorul introduce datele direct în aplicație, iar inspectoratul teritorial de muncă (ITM) le vede imediat. Fiecare eveniment, de la angajare la încetare, are propriul termen, așa că registrul se ține la zi pe parcurs.
Registrul general înseamnă un singur loc unde ajung toate contractele și toate modificările lor. Pe lângă ITM, aplicația are o zonă și pentru salariat, despre care vorbim în ultima parte a ghidului. Contractul semnat pe hârtie rămâne necesar, iar declarațiile fiscale se depun separat, pe circuitul lor, pe care îl urmărește contabilul.
Starea juridică a hotărârii merită cunoscută. Curtea de Apel Constanța a anulat HG 295/2025 prin Decizia nr. 83/2026, dar a respins cererea de suspendare, iar decizia nu era definitivă. Până la o soluție definitivă, hotărârea se aplică, iar obligația de a ține evidența salariaților există și în Codul muncii. Verifică starea actuală pe inspectiamuncii.ro la data la care transmiți.
Dacă n-ai angajat încă pe nimeni și vrei imaginea de ansamblu, pașii de angajare sunt în „Primul angajat: pașii, actele și costurile”. Termenele de tranziție pentru angajatorii care aveau deja contracte active au mers până la 31 decembrie 2025, după prelungirea făcută prin OUG 46/2025. Ele au expirat.
Cine trebuie să transmită datele în registru
Obligația revine angajatorului, oricare ar fi mărimea sau domeniul firmei, atâta timp cât are salariați. Angajatorul poate desemna prin decizie scrisă unul sau mai mulți salariați care completează și transmit datele, iar un contabil extern poate primi acces. Răspunderea rămâne însă la angajator, potrivit art. 3 din HG 295/2025.
Registrul cuprinde contractele individuale de muncă, deci cine nu are un astfel de contract nu apare ca salariat. Un colaborator cu contract civil sau pe drepturi de autor nu intră în registru, iar asociatul unic fără contract de muncă la fel. Administratorul cu mandat este un caz de graniță, la care contează dacă are sau nu și contract de muncă, așa că cere părerea contabilului.
Se înregistrează toate formele de contract: normă întreagă, part-time, durată determinată și durată nedeterminată. Regulile specifice timpului parțial sunt în „Angajarea part-time: reguli, contribuții și când merită”. Aici contează că și acele contracte intră în registru, cu norma trecută corect.
Un contract aflat în vigoare se transmite la angajare. Când se suspendă, de exemplu printr-un concediu medical sau un concediu fără plată, sau când încetează, evenimentul se adaugă în registru cu termenul lui propriu. Omiterea suspendărilor este o greșeală întâlnită des la angajatorii mici.
Decizia de desemnare e un document scurt, de trei-patru rânduri. Trece denumirea angajatorului, numele persoanei desemnate, atribuția (completarea și transmiterea datelor în REGES-Online) și data. O firmă cu trei angajați poate emite, de exemplu, o decizie prin care o persoană din echipă completează registrul. Dacă lucrezi cu un prestator extern, persoana desemnată se alege dintre salariații prestatorului.
Accesul se cere în aplicație, la meniul Registre, submeniul „Cerere acces”, iar angajatorul trebuie să fie înregistrat la ITM din județul sediului. Procedura este în Ordinul 1107/2025, iar pașii de înrolare sunt descriși în „Ghid de utilizare Aplicația Angajator”, disponibil pe site-ul REGES-Online. Când se schimbă contabilul, desemnezi persoana nouă printr-o decizie nouă și verifici în ghid cum se retrage accesul celui vechi.
O capcană frecventă este ideea că „o face contabilul”, iar nimeni nu verifică dacă datele au plecat. Cere o confirmare după fiecare transmitere și păstrează-o în dosarul salariatului. Pentru situații speciale, ca detașarea sau telemunca, întreabă contabilul sau avocatul, pentru că regulile depind de cazul concret.
Ce date despre salariați intră în registru
Registrul conține identitatea angajatorului și a salariatului, gradul de handicap dacă există, numărul și data contractului, funcția după COR, tipul și durata contractului, locul de muncă, timpul de lucru, salariul de bază și sporurile. Potrivit art. 4 din HG 295/2025, lista nu are caracter limitativ. Aplicația poate cere deci și alte câmpuri, iar ea rămâne reperul pentru ce completezi.
Intră și situațiile speciale: munca temporară, transferul, detașarea, suspendarea, data încetării și temeiul ei. Față de Revisal, REGES cere câmpuri suplimentare. Datele vechi mutate din Revisal nu ajung singure, iar câmpurile noi trebuie completate corect.
Funcția se trece după Clasificarea ocupațiilor din România (COR). Alege codul care se potrivește cu fișa postului, fiindcă un cod greșit sau nepotrivit apare des la controalele ITM. Contractul, fișa postului și registrul trebuie să spună același lucru.
Salariul de bază și sporurile fixe se trec exact ca în contract. Un salariu de bază de 4.500 de lei și un spor fix de 500 de lei se înregistrează așa cum sunt semnate, iar suma de 5.000 de lei apare doar ca total în calculele tale. În noiembrie 2026, salariul minim brut pe țară este de 4.325 de lei, conform HG 146/2026, în vigoare din 1 iulie 2026, față de 4.050 de lei înainte. Valoarea o confrunți pe portalul legislativ înainte să o folosești într-un contract.
Când minimul crește, modifici salariul de bază în contract și transmiți modificarea în registru. Pentru majorările de salariu, sporuri și indemnizații ai 20 de zile lucrătoare de la data modificării. Același traseu îl urmează orice act adițional, de la schimbarea funcției la schimbarea normei, a locului de muncă sau a duratei contractului.
Datele le iei din contractul semnat, din actul de identitate și din actele de studii sau de calificare, și le introduci exact ca în contract. Dosarul personal se păstrează la zi, iar încălcarea obligației de păstrare se sancționează cu 3.000-6.000 de lei, potrivit art. 9 alin. 5 din HG 295/2025. Telemunca, detașarea și suspendările au câmpuri proprii, pe care le completezi împreună cu contabilul.
Cum introduci și transmiți un contract nou
Prima transmitere merge ușor dacă ai pregătit actele înainte: contractul semnat, actul de identitate al salariatului, diploma sau certificatul de calificare și fișa postului cu codul COR ales. Fluxul din aplicație urmează aceeași ordine ca documentele. Ghidul oficial, „Ghid de utilizare Aplicația Angajator”, descrie ecranele, iar mai departe sunt pașii în ordinea lor:
- Verifici că angajatorul este înregistrat la ITM din județul sediului.
- Emiți decizia scrisă prin care desemnezi persoana care completează registrul.
- Ceri accesul în aplicație, din meniul Registre, la „Cerere acces”.
- Completezi datele angajatorului, dacă lipsesc, și apoi pe cele ale salariatului.
- Introduci contractul câmp cu câmp, cu datele exact ca în exemplarul semnat.
- Transmiți datele și salvezi confirmarea în dosarul salariatului.
Datele se introduc în ordine cronologică, adică întâi încheierea contractului, apoi modificările, suspendările și încetarea. Dacă o modificare apare înaintea contractului în aplicație, sistemul nu are de ce să o accepte. Respectă aceeași ordine la fiecare salariat.
Când apare o eroare, citește mesajul aplicației, corectează câmpul indicat și retransmite. Câmpurile care produc probleme sunt de obicei cele cu date de identificare, codul COR sau o dată trecută greșit. Erorile descoperite după transmitere se corectează în ziua în care le constați. Datele incomplete sau greșite se sancționează cu 3.000-6.000 de lei.
Costurile pentru un angajator mic depind de felul în care lucrezi. Dacă transmiți singur, aplicația Inspecției Muncii nu cere o taxă de utilizare. Dacă îi dai sarcina contabilului, o parte din onorariul lui acoperă transmiterea, iar suma se stabilește prin contract cu el. Ce fel de autentificare ți se cere la accesul în aplicație găsești în procedura din Ordinul 1107/2025 și în ghidul oficial.
Pentru probleme tehnice, Inspecția Muncii are o adresă de suport pentru angajatori, regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro. Scrie acolo cu datele firmei și cu captura mesajului de eroare, ca răspunsul să vină la obiect. Celelalte obligații care apar odată cu primul angajat sunt în „SSM și medicina muncii la o firmă mică: ce ești obligat să ai”.
Care sunt termenele de transmitere
Un contract nou se transmite cel târziu în ziua dinaintea începerii activității, iar modificările au termene cuprinse între ziua dinaintea modificării și 20 de zile lucrătoare, după tipul lor. Termenele vin din art. 9 al HG 295/2025. Le confrunți cu textul în vigoare la data la care transmiți, pe inspectiamuncii.ro sau pe portalul legislativ.
Fiecare eveniment are propriul termen și propria sancțiune. Tabelul reunește termenele cele mai folosite de un angajator mic, cu un exemplu de dată pentru fiecare.
| Eveniment | Când apare | Termen de transmitere | Exemplu cu dată |
|---|---|---|---|
| Contract nou | Angajarea | Cel târziu în ziua dinaintea începerii | Începe luni, 14 decembrie 2026, transmiți vineri, 11 decembrie |
| Schimbare de funcție, tip sau durată, loc sau timp de muncă | Act adițional | Până în ziua dinaintea modificării | Funcție nouă din 17 martie 2027, transmiți până pe 16 martie |
| Majorare de salariu, sporuri | Act adițional | 20 de zile lucrătoare | Majorare din 1 februarie 2027, termen spre sfârșitul lunii februarie |
| Date ale salariatului | Document nou | 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului | Document înregistrat luni, transmiți până joi |
| Concediu medical | Certificat nou | 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului | Certificat înregistrat marți, transmiți până vineri |
| Încetare | Sfârșitul contractului | La data încetării sau când afli de eveniment | Încetare la 31 martie 2027, transmiți la aceeași dată |
Pentru contractul nou, calendarul arată așa: salariatul începe luni, 14 decembrie 2026, iar ziua dinaintea începerii este duminică. Ca să nu depinzi de weekend, transmiți vineri, 11 decembrie. Amenda pentru o persoană neînregistrată este între 3.000 și 5.000 de lei. La trei salariați netransmiși, minimul ajunge la 9.000 de lei (3 x 3.000), iar pentru contractul nou textul trimite și la art. 260 alin. (1) lit. e1) din Codul muncii.
Majorarea de la 4.500 la 5.000 de lei, valabilă din 1 februarie 2027, se transmite în 20 de zile lucrătoare. Februarie 2027 are exact 20 de zile lucrătoare, de la 1 la 26 februarie, așa că termenul cade spre sfârșitul lunii. Data exactă o stabilești numărând zilele lucrătoare, fără weekenduri și fără sărbători legale, și o confirmi cu contabilul. Amenda pentru modificări de acest fel este între 5.000 și 8.000 de lei.
Suspendarea se transmite până în ziua dinaintea ei, iar amenda este între 3.000 și 5.000 de lei pentru fiecare situație. Pentru concediul medical ai 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului. Încetarea se transmite la data încetării sau în momentul în care afli de eveniment, cu amendă între 5.000 și 8.000 de lei.
Dacă ai ratat un termen, transmiți imediat, păstrezi dovada transmiterii și discuți cu contabilul. Unele greșeli, ca modificările de funcție pe care ai uitat să le raportezi, se descoperă abia la un control și atunci contează data la care ai corectat. Registrul rămâne un document viu, la care revii de fiecare dată când contractul se schimbă.
Cum își verifică angajatul contractul
Salariatul are garanții clare în art. 8 din HG 295/2025. La cerere scrisă, angajatorul îi eliberează copii ale documentelor din dosarul personal în 15 zile lucrătoare, precum și o adeverință cu activitatea, durata, salariul și vechimea, în cel mult 15 zile lucrătoare. La încetarea activității, salariatul primește un extras din registru, certificat prin semnătură.
Inspecția Muncii a pus în aplicație și o zonă pentru salariați, cu un ghid propriu, „Ghid de utilizare Aplicația Salariat”. După Revista Biz, salariații își pot vedea direct datele contractului, cu date de autentificare eliberate de ITM. Pașii de autentificare îi găsești în ghidul oficial.
Când compari contractul semnat cu ce apare în registru, verifică aceste elemente:
- Numele și CNP-ul
- Data începerii activității
- Funcția și codul COR
- Norma de lucru, în ore
- Salariul de bază
- Durata contractului
Un exemplu concret: contractul semnat spune 5.000 de lei, iar în registru apare 4.000 de lei. Salariatul cere în scris angajatorului corectarea și păstrează dovada cererii. Dacă nu primește răspuns, se poate adresa ITM din județ, pentru că inspectorii de muncă sunt cei care constată contravențiile, conform art. 9 alin. 7.
Angajatorul care primește o astfel de cerere corectează valoarea în ziua în care constată eroarea, retransmite datele și îi dă salariatului o confirmare scrisă. Acea confirmare merită păstrată în dosar. Pentru patron, o verificare periodică a datelor evită amenzile pentru date incomplete.
Pentru salariat, datele din registru contează la adeverințele de vechime și de venit, deci o diferență mică din prima lună poate crea probleme ani la rând. De aceea e bine ca angajatorul să ofere o confirmare scrisă după fiecare transmitere, fără să aștepte cererea. Litigiile și diferențele de salariu se rezolvă cu un avocat sau cu un consilier juridic, nu prin corecturi în aplicație.
La prima transmitere e normal să dureze mai mult decât te așteptai și să te blochezi la un câmp pe care nu-l înțelegi, de pildă codul COR sau tipul duratei contractului. Un mesaj de validare la prima încercare arată doar că un câmp trebuie corectat, iar aplicația și suportul oficial sunt făcute pentru asemenea cazuri. La fel stau lucrurile cu o dată trecută greșit, care se corectează în ziua în care o observi.
Săptămâna aceasta merită să intri în aplicație, să verifici dacă fiecare salariat actual apare cu datele din contract și să ceri contabilului confirmările de transmitere pentru ultimele modificări. Cine ține REGES-Online la zi are un dosar curat, pe care îl poate arăta liniștit la un control. Iar când vine rândul celui de-al doilea angajat, „Cum recrutezi angajați buni pentru o firmă mică” te ajută să pornești bine.
Pot transmite registrul fără certificat digital?
Condițiile de acces și de autentificare sunt cele din procedura Ordinului 1107/2025 și din „Ghid de utilizare Aplicația Angajator”. Cererea de acces se face în aplicație, din meniul Registre, la „Cerere acces”. Citește în ghid ce ți se cere înainte să plătești pentru orice, iar pentru lămuriri scrie la regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro.
Se înregistrează în REGES-Online și zilierii sau colaboratorii?
Registrul se referă la contractele individuale de muncă. Un colaborator cu contract civil sau pe drepturi de autor nu are un astfel de contract, deci nu se introduce ca salariat. Pentru zilieri și alte forme de muncă ocazională, regimul depinde de tipul relației, așa că întreabă contabilul înainte să transmiți.
Ce fac dacă am greșit o dată în contract după transmitere?
Erorile se corectează în ziua în care le constați, prin aplicație, după procedura din ghid. Datele incomplete sau greșite se sancționează cu 3.000-6.000 de lei, iar o corectură făcută repede, cu dovada retransmiterii în dosar, îți ține evidența în ordine. Dacă diferența apare între contract și registru, cere contabilului verificarea ambelor documente.
Contabilul meu poate transmite în locul meu?
Da, dacă ai o decizie scrisă de desemnare și acces cerut în aplicație pentru persoana desemnată. Răspunderea rămâne la angajator, chiar dacă transmiterea o face contabilul sau o firmă externă. De aceea ceri confirmarea fiecărei transmiteri și o arhivezi în dosarul salariatului.
Unde găsesc ghidul oficial și suportul tehnic?
Ghidurile sunt pe site-ul REGES-Online al Inspecției Muncii: „Ghid de utilizare Aplicația Angajator” pentru firmă și „Ghid de utilizare Aplicația Salariat” pentru angajat. Pentru probleme tehnice, scrie la regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro. Starea juridică a HG 295/2025 și modificările de termene le verifici tot pe inspectiamuncii.ro, la data la care transmiți.